Kaution bei Ferienwohnungen: Notwendige Absicherung oder Buchungskiller? Die Wahrheit über das umstrittenste Thema im Ferienhaus-Business
Stellen Sie sich vor, Sie öffnen am Abreisetag die Tür Ihrer Ferienwohnung. Das erste, was Sie sehen: ein zerbrochener Glastisch, Rotweinflecken auf dem neuen Sofa und – Ihr Herz sackt einen Moment ab – die teure Designer-Stehlampe liegt in Scherben am Boden. Der Schaden: mindestens 1.200 Euro. Die Gäste? Längst abgereist, erreichbar nur per E-Mail, und plötzlich wird aus dem freundlichen „Vielen Dank für die tolle Woche!“ ein eisiges Schweigen. Ohne Kaution stehen Sie jetzt da und fragen sich, wie Sie an Ihr Geld kommen sollen.
Nach mehr als 20 Jahren Beratung von Ferienwohnungs-Vermietern kann ich sagen: Die Frage nach der Kaution spaltet die Branche wie kaum ein anderes Thema. Auf der einen Seite stehen die Vermieter, die ohne diese Absicherung nachts nicht schlafen können. Auf der anderen Seite die, die auf jede Form von Kaution verzichten, weil sie befürchten, potenzielle Gäste abzuschrecken. Und beide Lager haben gute Argumente. Was ich aber in all den Jahren gelernt habe: Die Frage ist nicht, ob man eine Kaution für die Ferienwohnung verlangen sollte, sondern wie man es richtig macht.
Die brutale Realität: Warum Sie ohne Kaution auf dünnem Eis tanzen
Lassen Sie mich ehrlich sein. Die allermeisten Gäste sind anständig, respektvoll und behandeln Ihre Ferienunterkunft wie ihr eigenes Zuhause – oder sogar besser. Aber es sind nicht alle. Und genau deshalb brauchen Sie eine Absicherung. Nicht, weil Sie Ihren Gästen misstrauen, sondern weil Sie ein Unternehmen führen. Und kein Unternehmen der Welt würde Waren im Wert von mehreren Zehntausend Euro ohne jede Sicherheit in fremde Hände geben.
Die Statistik ist ernüchternd. Studien zeigen, dass etwa 5-8% aller Ferienwohnungs-Vermietungen mit kleineren oder größeren Schäden enden. Das klingt erst einmal nicht viel. Aber rechnen Sie das mal auf 50 Buchungen im Jahr hoch. Das sind 2-4 Schadenfälle. Und ein einziger größerer Schaden kann Ihren Gewinn eines ganzen Quartals zunichtemachen.
Die Kaution ist Ihr finanzielles Sicherheitsnetz. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell und unbürokratisch entstandene Schäden zu regulieren, ohne monatelange Rechtsstreitigkeiten führen zu müssen. Gleichzeitig – und das ist psychologisch nicht zu unterschätzen – hat sie eine präventive Wirkung. Ein Gast, der weiß, dass 500 Euro seiner Kaution auf dem Spiel stehen, geht tendenziell vorsichtiger mit Ihrem Eigentum um.
Erinnern Sie sich an das Gefühl, als Sie das erste Mal einen echten Schaden in Ihrer Wohnung entdeckt haben? Diese Mischung aus Wut, Enttäuschung und Ohnmacht. Sie stehen da, die Hand auf dem fleckigen Sofa, und spüren, wie Ihr Puls hochgeht. Der kühle Stoff unter Ihren Fingern ist feucht, der Geruch von verschüttetem Wein hängt noch in der Luft. Und während Sie überlegen, wie viel die Reinigung kosten wird, realisieren Sie: Ohne Kaution wird das jetzt richtig kompliziert. Dieses Gefühl will niemand haben. Eine klare Kautionsregelung erspart Ihnen genau diese Szenarien – oder macht sie zumindest erträglich.
Der Gegenwind: Warum einige Vermieter komplett auf Kaution verzichten
Aber Moment. Es gibt durchaus erfolgreiche Vermieter, die bewusst keine Kaution verlangen. Und ihre Argumente sind nicht von der Hand zu weisen. In Zeiten von Airbnb, Booking.com und FeWo-direkt, wo Gäste mit einem Klick zwischen Dutzenden Angeboten wechseln können, kann eine hohe Kaution tatsächlich zum Buchungskiller werden.
Eine Anekdote aus der Praxis
Ich denke an Thomas, einen Vermieter aus Garmisch-Partenkirchen. Er hatte jahrelang eine Kaution von 500 Euro verlangt. Seine Wohnung war super ausgestattet, die Lage perfekt, aber die Buchungen liefen schleppend. Als er testweise die Kaution abschaffte und stattdessen auf eine Haftpflichtversicherung für Ferienwohnungen und sehr ausführliche Check-in-Gespräche setzte, stiegen seine Buchungen innerhalb von drei Monaten um 40%. Seine Erklärung: „Die Leute haben Angst vor versteckten Kosten. Eine Kaution fühlt sich für viele nach einer zusätzlichen Hürde an.“ Interessanterweise hatte Thomas auch nach der Abschaffung der Kaution nicht mehr Schäden als vorher. Im Gegenteil: Die Gäste, die bei ihm buchten, waren oft besonders kommunikativ und dankbar für das Vertrauen.
Es gibt also einen echten Trade-off. Die Kaution kann abschrecken. Gerade jüngere Gäste, Familien mit knappem Budget oder spontane Last-Minute-Bucher haben oft nicht mal eben 500 Euro zusätzlich flüssig. Und selbst wenn: Die bloße Tatsache, dass vor dem Urlaub Geld „blockiert“ wird, erzeugt ein ungutes Gefühl. Das ist psychologisch nicht zu unterschätzen.
Die goldene Mitte: Kaution ja, aber smart und gästfreundlich
Die gute Nachricht ist: Sie müssen sich nicht für eine Extremposition entscheiden. Es gibt clevere Wege, sich abzusichern, ohne Ihre potenziellen Gäste zu verprellen. Der Schlüssel liegt in drei Faktoren: der Höhe der Kaution, der Art der Abwicklung und der Kommunikation.
1. Die richtige Höhe finden: Zwischen 200 und 500 Euro ist der Sweet Spot für die meisten Ferienwohnungen. Für luxuriöse Ferienhäuser mit hochwertiger Ausstattung können es auch 800-1.000 Euro sein. Wichtig ist: Die Kaution sollte hoch genug sein, um die gängigsten Schäden abzudecken (ein zerbrochener Spiegel, ein Fleck auf dem Sofa, eine beschädigte Tür), aber nicht so hoch, dass sie völlig überzogen wirkt. Als Faustregel gilt: 30-50% des Wochenpreises der Unterkunft.
2. Die Abwicklung vereinfachen: Hier kommt der Gamechanger: Verzichten Sie auf eine klassische Banküberweisung. Niemand will zwei Wochen vor dem Urlaub 500 Euro überweisen und dann sechs Wochen auf die Rücküberweisung warten. Nutzen Sie stattdessen moderne Lösungen wie Kreditkartenauthorisierung. Der Betrag wird nur „geblockt“, nicht abgebucht. Oder setzen Sie auf spezialisierte Kautions-Services wie Swikly oder FeWo-Kaution. Diese Dienste sind für Gäste deutlich komfortabler und geben Ihnen als Vermieter trotzdem Sicherheit.
3. Transparent kommunizieren: Verstecken Sie die Kaution nicht im Kleingedruckten. Erwähnen Sie sie klar in Ihrem Exposé, aber erklären Sie auch, warum Sie sie erheben und wie der Prozess abläuft. Ein Satz wie: „Zur Absicherung gegen Schäden erheben wir eine Kaution von 300 Euro, die per Kreditkartenauthorisierung erfolgt und nach Ihrer Abreise automatisch freigegeben wird“ nimmt vielen Gästen die Sorge.
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Meine kontroverse These: Die Kaution ist oft ein Indikator für unprofessionelles Vermietungsmanagement
Ich sage es, wie ich es sehe: Viele Vermieter, die auf wahnsinnig hohe Kautionen bestehen oder auf umständliche Abwicklungswege, haben oft andere Baustellen. Meist fehlt es an einem durchdachten Check-in/Check-out-Prozess, an klaren Hausregeln oder an einer offenen Kommunikation mit den Gästen. Die Kaution wird dann zum Pflaster für mangelndes Risikomanagement.
Ein wirklich professioneller Vermieter hat ein System. Er führt Übergabeprotokolle, macht Fotos vor und nach jedem Aufenthalt, hat eine transparente Hausordnung und spricht mit seinen Gästen. Für solche Vermieter ist die Kaution nur ein Baustein in einem größeren Sicherheitskonzept – nicht die einzige Verteidigungslinie. Wer hingegen seine Hoffnung nur auf 800 Euro Kaution setzt und ansonsten einfach drauf los vermietet, wird früher oder später auf die Nase fallen. Die Kaution ist kein Ersatz für gute Organisation.
Die Alternativen: Wenn Sie wirklich auf eine klassische Kaution verzichten wollen
Nehmen wir an, Sie möchten aus strategischen Gründen komplett auf eine klassische Kaution verzichten. Das ist legitim, aber dann sollten Sie andere Sicherheitsmaßnahmen einbauen, sonst spielen Sie wirklich mit dem Feuer.
- Haftpflichtversicherung für Ferienwohnungen: Es gibt spezielle Versicherungen, die Schäden durch Gäste abdecken. Die Prämien liegen meist zwischen 150 und 400 Euro pro Jahr. Achtung: Lesen Sie das Kleingedruckte! Viele Versicherungen decken nur grobe Fahrlässigkeit ab, nicht aber mutwillige Zerstörung oder normale Abnutzung.
- Präventive Dokumentation: Machen Sie vor und nach jedem Aufenthalt detaillierte Fotos. Das hilft Ihnen enorm, falls Sie Schäden nachweisen müssen.
- Gäste-Screening: Überprüfen Sie Ihre Gäste vorab. Wer sind sie? Was schreiben sie in ihrer Buchungsanfrage? Gibt es ein Foto im Profil? Ehrlich gesagt: Ein höflicher, ausführlicher Nachrichtenaustausch vorab filtert oft schon problematische Gäste heraus.
- Klare Schadensmeldung im Vertrag: Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Mietvertrag für die Ferienwohnung ganz klar steht, dass der Gast für Schäden haftet. Das gibt Ihnen rechtlich eine Handhabe, auch ohne Kaution.
Die rechtliche Seite: Was Sie über Kautionen wissen MÜSSEN
Bevor wir zum Abschluss kommen, ein wichtiger rechtlicher Hinweis. Im Gegensatz zur klassischen Mietkaution bei Wohnungen gibt es bei Ferienwohnungen keine gesetzliche Obergrenze für Kautionen. Sie könnten theoretisch 5.000 Euro verlangen. Würde aber kein Mensch akzeptieren und wäre auch sittenwidrig. Bleiben Sie im Rahmen des Üblichen und Angemessenen.
Wichtig ist auch: Die Kaution darf nur für tatsächlich entstandene Schäden einbehalten werden. Nicht für normale Abnutzung! Das bedeutet: Wenn das Sofa nach drei Jahren einfach etwas durchgesessen ist, ist das keine Grundlage, die Kaution einzubehalten. Aber wenn der Gast Rotwein über den Stoff kippt, sehr wohl.
Dokumentieren Sie jeden einbehaltenen Betrag penibel. Machen Sie Fotos, holen Sie Kostenvoranschläge ein, und schicken Sie dem Gast eine detaillierte Aufstellung. Das ist nicht nur rechtlich geboten, sondern verhindert auch böse Überraschungen in Form von schlechten Bewertungen oder Beschwerden bei Buchungsplattformen.
Praxistipp: So setzen Sie Ihre Kautionsregelung konkret um
Theorie ist schön und gut, aber wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine faire, rechtssichere und gästefreundliche Kautionsregelung implementieren:
Schritt 1: Entscheiden Sie sich für eine Methode. Mein Favorit für 2025: Kreditkartenauthorisierung über spezialisierte Dienste wie Swikly. Für den Gast unkompliziert, für Sie sicher.
Schritt 2: Legen Sie die Höhe fest. 250-400 Euro sind für die meisten Standardwohnungen absolut ausreichend. Luxusobjekte: 500-1.000 Euro.
Schritt 3: Formulieren Sie eine glasklare Passage in Ihren AGB und im Mietvertrag. Beispiel: „Der Mieter hinterlegt eine Kaution in Höhe von 350 Euro. Diese wird per Kreditkartenauthorisierung 7 Tage vor Anreise geblockt und spätestens 7 Tage nach ordnungsgemäßer Rückgabe der Unterkunft wieder freigegeben. Die Kaution dient zur Deckung etwaiger Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen.“
Schritt 4: Kommunizieren Sie es proaktiv. In Ihrem Exposé, in der Buchungsbestätigung, nochmal eine Woche vor Anreise. Transparenz schafft Vertrauen.
Schritt 5: Machen Sie bei Check-in und Check-out gemeinsam mit dem Gast (oder zumindest direkt nach dessen Abreise) eine Begehung. Protokollieren Sie den Zustand. So haben Sie schwarz auf weiß, ob alles in Ordnung ist oder nicht.
Schritt 6: Wenn alles okay ist, geben Sie die Kaution umgehend frei. Nicht erst nach drei Wochen. Gute Erfahrungen sprechen sich herum – auch das!
Das Fazit: Kaution ja, aber mit Köpfchen
Nach all den Überlegungen bleibt eine Erkenntnis: Eine gut durchdachte Kautionsregelung ist für die meisten Vermieter von Ferienunterkünften sinnvoll. Sie schützt Sie vor finanziellen Verlusten, hat eine präventive Wirkung und ist – richtig kommuniziert – kein Hindernis für gute Buchungen.
Aber, und das ist entscheidend: Die Kaution allein macht Sie nicht zu einem erfolgreichen Vermieter. Sie ist nur ein Baustein in einem professionellen Vermietungsmanagement. Hier die wichtigsten Erkenntnisse zum Mitnehmen:
- Maß halten: 300-500 Euro sind für Standardobjekte völlig ausreichend. Übertreiben Sie es nicht.
- Modern abwickeln: Kreditkartenauthorisierung oder spezialisierte Kautions-Dienste sind der neue Standard. Die klassische Banküberweisung ist out.
- Transparent sein: Verstecken Sie nichts. Gäste, die wissen, was auf sie zukommt, sind zufriedenere Gäste.
- Schnell handeln: Geben Sie die Kaution zügig frei, wenn alles in Ordnung ist. Das schafft Vertrauen und positive Bewertungen.
- Dokumentieren: Fotos vor und nach jedem Aufenthalt. Das ist Ihre Lebensversicherung im Streitfall.
- Alternativen prüfen: Wenn Sie auf Kaution verzichten wollen, sorgen Sie für andere Absicherungen (Versicherung, Screening, klare Verträge).
Letztendlich ist die Frage nach der Kaution eine Frage Ihres Geschäftsmodells und Ihrer Philosophie. Es gibt erfolgreiche Vermieter auf beiden Seiten des Spektrums. Aber egal, wofür Sie sich entscheiden: Treffen Sie die Entscheidung bewusst, nicht aus Gewohnheit. Und wenn Sie sich für eine Kaution entscheiden, dann machen Sie es professionell, fair und gästefreundlich. Dann ist die Kaution nicht mehr Ihr Feind, sondern Ihr stiller Partner im Hintergrund, der Ihnen die Sicherheit gibt, die Sie brauchen, um Ihr Business entspannt zu führen.
