Melderecht, Gästemeldeschein und Meldescheinpflicht

Die Frage nach der Meldescheinpflicht muss seit dem 1. Januar 2025 anders beantwortet werden als in den Jahren zuvor, weil sich die Rechtslage an diesem Stichtag grundlegend geändert hat. Bis Ende 2024 war jede Beherbergungsstätte gesetzlich verpflichtet, die Daten aller Gäste über einen Meldeschein zu erheben. Diese pauschale Pflicht gibt es nicht mehr; an ihre Stelle ist eine nach Staatsangehörigkeit getrennte Regelung getreten.

Grundlage der Änderung ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, das am 29. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet wurde und zum 1. Januar 2025 in Kraft trat. Es ändert das Bundesmeldegesetz dahin, dass die besondere Meldepflicht in Beherbergungsbetrieben für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit vollständig entfällt. Deutsche Übernachtungsgäste müssen seither keinen Meldeschein mehr ausfüllen und nicht mehr unterschreiben. Der Hintergrund war der Bürokratieabbau: Bundesweit wurden zuvor über neunzig Millionen Meldescheine im Jahr ausgefüllt, abgelegt und wieder vernichtet — dieser Aufwand entfällt für inländische Gäste. Für ausländische Gäste bleibt dagegen alles beim Alten: Sie müssen weiterhin am Anreisetag einen besonderen Meldeschein ausfüllen und handschriftlich unterschreiben und sich durch ein gültiges Identitätsdokument ausweisen. Maßgeblich sind die §§ 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes. Der Grund für die Ungleichbehandlung liegt im europäischen Recht: Das Schengener Durchführungsübereinkommen verpflichtet die Vertragsstaaten, für beherbergte Ausländer eine besondere Melde- und Ausweispflicht vorzusehen, sodass eine vollständige Abschaffung für diese Gruppe nicht möglich war.

Diese Pflicht trifft jede Beherbergungsstätte ohne Rücksicht auf ihre Größe. Ob Ferienzimmer, einzelne Ferienwohnung oder Hotel — wer ausländische Gäste beherbergt, muss den Meldeschein vorhalten, ausfüllen lassen und aufbewahren. Ein kleiner privater Vermieter unterliegt insoweit denselben Anforderungen wie ein großer Betrieb. Für die Praxis bedeutet das, dass jeder Vermieter, der auch internationale Gäste empfängt, ein Meldescheinverfahren für ausländische Gäste vorhalten muss, während er es für deutsche Gäste nicht mehr braucht.

Der wichtigste praktische Punkt ist ein verbreiteter Irrtum: Dass der Bundes-Meldeschein für deutsche Gäste entfallen ist, heißt nicht, dass überhaupt keine Gästedaten mehr zu erheben wären. In vielen Tourismusorten verlangen kommunale Kurtaxe- oder Beherbergungssteuersatzungen weiterhin die Meldung der Übernachtungsgäste, und zwar völlig unabhängig vom Bundesmeldegesetz. Wer Kurtaxe abführt, muss Gäste, Übernachtungen und häufig auch Ermäßigungsgründe wie Kinder oder Schwerbehinderung sauber dokumentieren. Hinzu kommt, dass auch der Beherbergungsvertrag und das Hausrecht ein berechtigtes Interesse an bestimmten Gästedaten begründen können. Eine strukturierte Gästeerfassung lohnt sich deshalb auch nach 2025 weiter; der rechtliche Treiber ist nur häufiger die Kommune als der Bund geworden.

Fachliches Urteil: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie Meldescheine nur noch für ausländische Gäste ausfüllen lassen (§§ 29, 30 BMG), für deutsche Gäste nicht mehr. Die Pflicht trifft jede Beherbergungsstätte unabhängig von der Größe. Verwechseln Sie den Wegfall nicht mit einem Ende jeder Gästeerfassung: Wo Kurtaxe erhoben wird, verlangt die kommunale Satzung die Erfassung aller Gäste unabhängig vom Melderecht. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Der Inhalt des Meldescheins ist im Bundesmeldegesetz vorgegeben und seit der Neuregelung praktisch nur noch für ausländische Gäste bedeutsam. Der Datenkatalog ist bewusst begrenzt und dient dem melderechtlichen Zweck, die Anwesenheit ausländischer Gäste für die berechtigten Behörden nachvollziehbar zu machen. Es lohnt, den melderechtlichen Pflichtinhalt von den Zusatzdaten für die Kurtaxe zu trennen.

Der melderechtliche Pflichtinhalt nach den §§ 29, 30 BMG umfasst die Kerndaten des Aufenthalts und der Person. Dazu gehören der Tag der Ankunft und der voraussichtliche Tag der Abreise, der Familienname und die Vornamen, das Geburtsdatum, die Anschrift des Gastes, seine Staatsangehörigkeit sowie die Zahl der mitreisenden Personen, die bei Reisegruppen und Familien zusammengefasst erfasst werden können. Als Besonderheit bei ausländischen Gästen kommt die Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers hinzu; sie ist der Grund, aus dem sich ausländische Gäste zusätzlich durch Vorlage eines gültigen Identitätsdokuments ausweisen müssen. Der Gast bestätigt die Richtigkeit der Angaben durch seine Unterschrift am Anreisetag; das Bundesmeldegesetz lässt hierfür auch eine elektronische Erfüllung zu. Für Reisende, die zu einer Gruppe gehören, sehen die §§ 29, 30 BMG Erleichterungen vor, sodass nicht jeder Mitreisende einen eigenen vollständigen Meldeschein ausfüllen muss.

Von diesem melderechtlichen Pflichtinhalt zu unterscheiden sind die Zusatzdaten für die Kurtaxe. Das Bundesmeldegesetz enthielt eine Ermächtigung, wonach durch Landesrecht bestimmt werden konnte, dass für die Erhebung von Fremdenverkehrs- und Kurbeiträgen weitere Daten auf dem Meldeschein erhoben werden dürfen. Mit dem Wegfall der Meldepflicht für deutsche Gäste ist dieser Nebenzweck des Meldescheins für diese Gruppe weitgehend gegenstandslos geworden: Für deutsche Gäste müssen die Kommunen die für Gästebeiträge und Gästekarten nötigen Daten künftig unabhängig vom Meldeschein erheben, und zwar auf Grundlage ihrer kommunalen Gästebeitragssatzungen. Für ausländische Gäste, für die der Meldeschein ohnehin geführt wird, können die kurtaxenrelevanten Zusatzdaten weiterhin mit erhoben werden, soweit das Landesrecht dies vorsieht. Zu diesen Zusatzdaten zählen typischerweise die kurtaxenrelevanten Ermäßigungs- oder Befreiungsgründe wie das Alter von Kindern oder eine Schwerbehinderung.

Über allem steht der datenschutzrechtliche Grundsatz der Datenminimierung. Erhoben werden dürfen nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck — Melderecht oder Kurtaxe — erforderlich sind. Für den melderechtlichen Zweck ist das der Katalog der §§ 29, 30 BMG, für den kurtaxenrechtlichen der von der Satzung vorgesehene Umfang. Daten, die weder für das Melderecht noch für die Kurtaxe noch für die Vertragsabwicklung nötig sind, dürfen über den Meldeschein nicht zwangsweise erhoben werden; freiwillige Angaben etwa für die Zustellung einer digitalen Gästekarte bedürfen der Zustimmung des Gastes. Wer den Meldeschein gestaltet, sollte deshalb Pflichtfelder und freiwillige Felder klar trennen.

Fachliches Urteil: Der Meldeschein für ausländische Gäste enthält nach den §§ 29, 30 BMG An- und Abreisetag, Name, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Zahl der Mitreisenden und die Pass-/Ausweisseriennummer, bestätigt durch Unterschrift am Anreisetag. Kurtaxenrelevante Zusatzdaten dürfen nach Landesrecht mit erhoben werden. Beachten Sie die Datenminimierung und trennen Sie Pflicht- von freiwilligen Feldern. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Die Aufbewahrungsfrist für Meldescheine ist im Bundesmeldegesetz klar geregelt und seit der Neuregelung 2025 nur noch für Meldescheine ausländischer Gäste bedeutsam. Die Frist verbindet zwei gegenläufige Interessen: das Interesse der Sicherheitsbehörden an einer nachträglichen Einsichtnahme und das datenschutzrechtliche Interesse an einer möglichst kurzen Speicherung.

Die Frist selbst ist zweistufig. Der Meldeschein ist zwölf Monate aufzubewahren und spätestens nach weiteren drei Monaten zu vernichten oder zu löschen. In der Summe darf ein Meldeschein damit längstens fünfzehn Monate vorgehalten werden, wobei die eigentliche Aufbewahrungspflicht zwölf Monate umfasst und die drei zusätzlichen Monate den zeitlichen Spielraum für die ordnungsgemäße Vernichtung abbilden. Verbreitet wird die Frist auch als ein Jahr ab der Abreise beschrieben. Die Vernichtung hat datenschutzgerecht zu erfolgen: Papiermeldescheine sind so zu entsorgen, dass die Daten nicht wiederhergestellt werden können, digital gespeicherte Meldescheine sind zu löschen. Die Frist gilt bundesweit einheitlich, weil sie aus dem Bundesmeldegesetz folgt und nicht dem Landesrecht überlassen ist.

Wichtig ist, dass die Frist in beide Richtungen bindet. Eine kürzere Aufbewahrung wäre unzulässig, weil sie die Einsichtsmöglichkeit der Behörden vereiteln würde; eine längere Aufbewahrung ist ebenfalls unzulässig, weil sie gegen den datenschutzrechtlichen Grundsatz der Speicherbegrenzung verstößt, wonach personenbezogene Daten nicht länger als für den Zweck erforderlich gespeichert werden dürfen. Der Meldeschein darf also weder vorzeitig noch dauerhaft aufbewahrt werden. Während der Aufbewahrungszeit sind die Meldescheine für einen fest umrissenen Kreis von Behörden einsehbar: Genannt werden Polizeibehörden, Staatsanwaltschaften und Amtsanwaltschaften, Gerichte, Justizvollzugsbehörden, der Zollfahndungsdienst und die Hauptzollämter sowie Finanzbehörden, soweit sie strafverfolgend tätig sind. Für andere Zwecke oder andere Stellen dürfen die Meldescheindaten nicht verwendet werden, was ihre strenge Zweckbindung unterstreicht.

Für die Praxis sind zwei Abgrenzungen wichtig. Erstens gilt die Meldeschein-Aufbewahrung nur für ausländische Gäste; für deutsche Gäste gibt es seit 2025 keinen Meldeschein und damit auch keine Meldeschein-Aufbewahrung mehr. Zweitens sind die Daten, die für andere Zwecke erhoben werden, von der Meldescheinfrist zu trennen: Kurtaxendaten unterliegen den Aufbewahrungsregeln des kommunalen Abgabenrechts, steuerlich relevante Belege den steuerlichen Aufbewahrungsfristen, und vertragliche Daten den Fristen aus dem Vertrags- und Datenschutzrecht. Diese Fristen können länger sein als die Meldescheinfrist, betreffen aber andere Datensätze. Wer verschiedene Datenarten in einem System führt, sollte deshalb je Datenart eine eigene Löschregel hinterlegen. Die sicherste Umsetzung ist eine automatische Löschung nach Fristablauf, die verhindert, dass Meldescheine versehentlich zu lange gespeichert bleiben.

Fachliches Urteil: Bewahren Sie Meldescheine ausländischer Gäste zwölf Monate auf und vernichten oder löschen Sie sie spätestens nach weiteren drei Monaten datenschutzgerecht; eine längere Aufbewahrung verstößt gegen die Speicherbegrenzung. Die Frist gilt bundesweit; einsehen dürfen nur die im BMG genannten Behörden. Trennen Sie Meldescheindaten von Kurtaxen-, Steuer- und Vertragsdaten mit eigenen Löschregeln und setzen Sie auf automatische Löschung. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Die digitale Erfüllung der Meldescheinpflicht ist nicht nur erlaubt, sondern der Weg, auf dem sich die verbleibende Pflicht für ausländische Gäste am effizientesten und zugleich datenschutzkonform erledigen lässt. Der Gesetzgeber hat die elektronische Alternative ausdrücklich vorgesehen, und die Kombination aus Selbsterfassung und automatisiertem Lebenszyklus reduziert den Aufwand erheblich.

Die Rechtsgrundlage findet sich im Bundesmeldegesetz selbst: Nach § 29 Absatz 5 können Beherbergungsbetriebe technische Vorrichtungen zur elektronischen Erfüllung der Meldepflicht vorhalten. Der handschriftlich unterschriebene Papiermeldeschein ist damit nicht mehr der einzige zulässige Weg; das Gesetz erlaubt ausdrücklich eine elektronische Alternative zur handschriftlichen Unterschrift. In der praktischen Umsetzung bedeutet das einen Self- oder Pre-Check-in: Der Gast trägt seine Daten vor der Anreise über einen Link oder am Terminal vor Ort selbst ein. Ein gut gestaltetes System erkennt anhand der Angaben die Staatsangehörigkeit und steuert den weiteren Ablauf danach — bei deutschen Gästen entfällt der Meldeschein, bei ausländischen Gästen fordert das System die zusätzlich nötige Ausweisprüfung und die zugelassene elektronische Bestätigung an. Diese Differenzierung ist der Kern eines rechtssicheren digitalen Verfahrens, weil sie die unterschiedlichen Pflichten der beiden Gastgruppen automatisch abbildet.

Der eigentliche Effizienzgewinn liegt in der Automatisierung des gesamten Lebenszyklus der Daten. Ein durchdachtes System erhebt nur die tatsächlich erforderlichen Daten, trennt Pflicht- von freiwilligen Feldern, erledigt in einem Schritt auch die für die Kurtaxe nötigen Angaben — Übernachtungen, Ermäßigungsgründe — und stellt bei Bedarf die digitale Gästekarte aus. Nach dem Aufenthalt übernimmt das System die Aufbewahrung für die gesetzliche Frist und löscht die Meldescheine anschließend automatisch, sodass die Speicherbegrenzung ohne manuelles Zutun eingehalten wird. Damit entfällt gerade der Aufwand, der früher den größten Teil der Arbeit ausmachte: das Ausfüllen, Ablegen und fristgerechte Vernichten von Papierscheinen. Für den Vermieter reduziert sich die Meldescheinpflicht auf die Einrichtung und Pflege eines geeigneten Systems.

Bei aller Effizienz sind zwei rechtliche Grenzen zu beachten. Erstens muss die elektronische Erfüllung die Anforderungen des Bundesmeldegesetzes an Identitätsprüfung und Bestätigung tatsächlich einhalten; nicht jede formlose Online-Abfrage erfüllt die melderechtlichen Vorgaben, und gerade die Ausweisprüfung bei ausländischen Gästen muss verlässlich abgebildet sein. Zweitens muss das Verfahren datenschutzkonform gestaltet sein: DSGVO-konforme Speicherung, klare Trennung von Pflicht- und freiwilligen Angaben, Zustimmung für freiwillige Zusatzfunktionen wie die digitale Gästekarte und automatische Löschung nach Fristablauf. Wer ein bestehendes Property-Management-System nutzt, sollte mit dem Anbieter klären, ob es die neue Rechtslage — getrennte Behandlung von deutschen und ausländischen Gästen, elektronische Bestätigung, automatische Löschung — bereits abbildet. Die Auswahl eines Systems, das die melderechtlichen und die datenschutzrechtlichen Anforderungen zusammenführt, ist die wichtigste Entscheidung für eine effiziente und zugleich rechtssichere Umsetzung.

Fachliches Urteil: Nutzen Sie die in § 29 Abs. 5 BMG zugelassene elektronische Erfüllung über einen Self- oder Pre-Check-in, der deutsche und ausländische Gäste automatisch unterscheidet, bei Ausländern die Ausweisprüfung anfordert und die Kurtaxendaten mit erhebt. Den größten Effizienzgewinn bringt die automatische Löschung nach Fristablauf. Achten Sie darauf, dass das System die BMG-Anforderungen an Identitätsprüfung und Bestätigung sowie die DSGVO-Vorgaben einhält. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Die Unterscheidung zwischen inländischen und ausländischen Gästen ist seit dem 1. Januar 2025 der zentrale Dreh- und Angelpunkt des Melderechts in der Beherbergung, weil sich an ihr entscheidet, ob überhaupt ein Meldeschein zu führen ist. Vor der Neuregelung spielte die Staatsangehörigkeit für die Meldescheinpflicht keine Rolle; seither ist sie das entscheidende Kriterium.

Für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit ist die besondere Meldepflicht vollständig entfallen. Sie füllen keinen Meldeschein aus, unterschreiben nichts und müssen sich melderechtlich nicht ausweisen. Daten dürfen von ihnen nur noch erhoben werden, soweit ein anderer Rechtsgrund dies trägt — insbesondere die kommunale Kurtaxensatzung, die die Erfassung der Übernachtungen und der Ermäßigungsgründe verlangt, sowie der Beherbergungsvertrag, aus dem sich ein berechtigtes Interesse an bestimmten Kontakt- und Abrechnungsdaten ergibt. Verweigert ein deutscher Gast solche vertraglich oder abgabenrechtlich erforderlichen Angaben, kann der Vermieter unter Umständen sein Hausrecht geltend machen; eine melderechtliche Pflicht besteht jedoch nicht mehr. Für ausländische Gäste bleibt es bei der vollen Pflicht: Sie müssen am Anreisetag den besonderen Meldeschein ausfüllen und unterschreiben — handschriftlich oder über die zugelassene elektronische Alternative nach § 29 Absatz 5 BMG — und sich durch Vorlage eines anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers ausweisen. Der Meldeschein erfasst zusätzlich die Seriennummer dieses Dokuments. Diese Pflicht dient der Nachvollziehbarkeit des Aufenthalts ausländischer Gäste für die berechtigten Behörden.

Der Grund für die Ungleichbehandlung liegt nicht im nationalen Ermessen, sondern im europäischen Recht. Das Schengener Durchführungsübereinkommen verpflichtet die Vertragsstaaten, für beherbergte Ausländer eine besondere Melde- und Ausweispflicht — die sogenannte Hotelmeldepflicht — vorzusehen. Der deutsche Gesetzgeber konnte die Meldepflicht deshalb nur für deutsche Staatsangehörige abschaffen; für ausländische Gäste stand das Schengen-Recht einer Abschaffung entgegen. Diese europarechtliche Bindung erklärt, warum die scheinbar naheliegende Gleichbehandlung beider Gruppen rechtlich nicht möglich war und die Ungleichbehandlung dauerhaft bestehen wird.

Für die Praxis ergeben sich zwei Konsequenzen. Erstens muss der Meldeprozess die Staatsangehörigkeit erkennen und danach verzweigen: kein Meldeschein für deutsche Gäste, Meldeschein samt Ausweisprüfung für ausländische Gäste. Ein digitales System, das diese Verzweigung automatisch abbildet, ist deshalb besonders wertvoll. Zweitens stellt sich die Frage, was gilt, wenn die Staatsangehörigkeit unklar ist. Maßgeblich ist zunächst die Angabe des Gastes; bestehen Zweifel, ist der Nachweis über das vorgelegte Ausweisdokument entscheidend. Bei Gästen mit mehreren Staatsangehörigkeiten, von denen eine die deutsche ist, entfällt die Meldepflicht, weil die deutsche Staatsangehörigkeit den Ausschlag gibt. Wer internationale Gäste empfängt, sollte den Prozess so gestalten, dass die Zuordnung eindeutig und dokumentiert erfolgt, um im Fall einer behördlichen Nachfrage die korrekte Handhabung belegen zu können.

Fachliches Urteil: Für deutsche Gäste besteht seit 2025 keine Meldescheinpflicht mehr; Daten werden nur noch für Kurtaxe oder Vertrag erhoben. Für ausländische Gäste bleiben Meldeschein, Unterschrift und Ausweispflicht nach §§ 29, 30 BMG bestehen, weil das Schengener Durchführungsübereinkommen dies verlangt. Richten Sie den Prozess so ein, dass er die Staatsangehörigkeit erkennt und verzweigt; im Zweifel entscheidet das Ausweisdokument. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Die Sanktionen bei Verstößen gegen die Meldescheinpflicht ergeben sich aus mehreren Rechtsgebieten, die nebeneinander greifen können. Weil die Meldescheinpflicht seit 2025 nur noch für ausländische Gäste besteht, beziehen sich die melderechtlichen Sanktionen auf diesen Bereich; die datenschutz- und abgabenrechtlichen Folgen betreffen darüber hinaus die gesamte Gästeerfassung.

Der Kern ist die melderechtliche Ordnungswidrigkeit. Das Bundesmeldegesetz stellt die Verletzung der Meldescheinpflicht als Ordnungswidrigkeit unter Bußgeld. Erfasst werden typische Verstöße im Umgang mit ausländischen Gästen: wenn gar kein Meldeschein geführt wird, wenn der Gast ihn nicht am Anreisetag unterschreibt beziehungsweise elektronisch bestätigt, wenn die Ausweisprüfung unterbleibt oder wenn der Meldeschein nicht für die vorgeschriebene Frist aufbewahrt wird. Der Vermieter ist als Betreiber der Beherbergungsstätte für die Einhaltung verantwortlich; er kann sich nicht darauf berufen, der Gast habe die Angaben verweigert, sondern muss den Prozess so gestalten, dass die Pflichten erfüllt werden. Die konkrete Bußgeldhöhe richtet sich nach dem Einzelfall, dem Grad des Verschuldens und der Praxis der zuständigen Behörde; eine pauschale Angabe ist nicht möglich, weil der Bußgeldrahmen ausgeschöpft oder unterschritten werden kann.

Neben der melderechtlichen tritt die datenschutzrechtliche Dimension. Der Umgang mit Meldescheindaten ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt damit der DSGVO. Verstöße entstehen hier weniger durch das Zuwenig als durch das Zuviel: wenn Meldescheine über die gesetzliche Frist hinaus gespeichert werden, wenn die Daten für andere als die vorgesehenen Zwecke verwendet werden, wenn sie unsicher aufbewahrt oder unbefugten Dritten zugänglich gemacht werden. Solche Verstöße können mit eigenständigen Bußgeldern nach der DSGVO geahndet werden, die in ihrer Höhe erheblich sein können. Die dritte Dimension ist das Abgabenrecht: Ist die Gästeerfassung lückenhaft, sodass Übernachtungen für die Kurtaxe nicht vollständig erfasst und abgeführt werden, drohen Nachforderungen der Gemeinde und Bußgelder nach dem kommunalen Abgabenrecht. Diese Folge ist vom Melderecht unabhängig und trifft auch die Erfassung deutscher Gäste, für die es keinen Meldeschein mehr gibt.

Aus diesem Zusammenspiel folgt die praktische Konsequenz: Eine saubere, automatisierte Erfassung lohnt sich doppelt. Sie sichert einerseits gegen die melde-, datenschutz- und abgabenrechtlichen Sanktionen ab und reduziert andererseits den Arbeitsaufwand, weil sie das Ausfüllen, Aufbewahren und fristgerechte Löschen automatisiert. Die Vermeidung von Verstößen steht dabei im Vordergrund, nicht die Frage, wie hoch ein Bußgeld im Einzelfall ausfiele. Wer die Erfassung von vornherein rechtssicher aufsetzt — getrennte Behandlung der Gastgruppen, fristgerechte Aufbewahrung und Löschung, vollständige Kurtaxenerfassung —, muss sich um Sanktionen kaum Gedanken machen, während eine nachlässige Handhabung gleich in drei Rechtsgebieten Risiken schafft.

Fachliches Urteil: Ein Verstoß gegen die Meldescheinpflicht für ausländische Gäste ist eine Ordnungswidrigkeit nach dem BMG und kann mit Bußgeld geahndet werden; die Höhe richtet sich nach dem Einzelfall. Hinzu treten datenschutzrechtliche Bußgelder bei zu langer oder unsicherer Speicherung und abgabenrechtliche Nachforderungen bei lückenhafter Kurtaxenerfassung. Eine saubere, automatisierte Erfassung sichert gegen alle drei ab und spart zugleich Arbeit. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Die Meldescheinpflicht und der Datenschutz werden oft als Gegensatz empfunden — die eine verlangt Datenerhebung, der andere ihre Begrenzung. Tatsächlich fügen sie sich widerspruchsfrei zusammen, wenn man jede Datenerhebung sauber an ihren Rechtsgrund und Zweck bindet. Der Schlüssel liegt darin, die verschiedenen Datenarten und ihre jeweiligen Grundlagen zu trennen.

Für die Meldescheindaten ausländischer Gäste ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit den §§ 29, 30 BMG. Weil die Verarbeitung gesetzlich vorgeschrieben ist, bedarf sie keiner Einwilligung des Gastes; der Gast kann ihr auch nicht widersprechen, soweit sie sich im gesetzlichen Rahmen hält. Diese Grundlage trägt genau die im Bundesmeldegesetz vorgesehenen Daten und nur diese. Für andere Datenarten gelten andere Grundlagen. Die für die Kurtaxe erforderlichen Daten verarbeiten Sie ebenfalls zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, hier aus der kommunalen Gästebeitragssatzung in Verbindung mit dem Kommunalabgabengesetz des Landes. Die zur Vertragsabwicklung nötigen Daten — Name, Kontakt, Abrechnungsdaten — stützen sich auf die Vertragserfüllung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Und alles, was darüber hinausgeht und nicht gesetzlich oder vertraglich erforderlich ist — etwa die Zustellung einer digitalen Gästekarte, ein Newsletter oder Marketing —, bedarf der Einwilligung nach Buchstabe a, die freiwillig, informiert und widerruflich sein muss. Diese Zuordnung jeder Datenart zu ihrer Grundlage ist der Kern der datenschutzkonformen Gestaltung.

Über die Rechtsgrundlagen hinaus sind die Grundsätze der DSGVO umzusetzen. Die Datenminimierung verlangt, nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten zu erheben; auf dem Meldeschein sind deshalb Pflichtfelder und freiwillige Felder klar zu trennen. Die Zweckbindung verlangt, die Daten nur für den Zweck zu verwenden, für den sie erhoben wurden; Meldescheindaten dürfen nicht für Marketing zweckentfremdet werden, und die für die Kurtaxe erhobenen Daten nicht für andere Zwecke. Die Speicherbegrenzung verlangt die Löschung nach Fristablauf, was bei Meldescheinen die gesetzliche Frist bedeutet und idealerweise automatisiert erfolgt. Hinzu kommen die Informationspflichten: Gäste sind über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren, in der Regel über eine Datenschutzinformation beim Check-in. Und die Datensicherheit verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen — gerade bei den sensiblen Ausweisdaten ausländischer Gäste.

Ein häufig übersehener Punkt betrifft die Auftragsverarbeitung. Wer ein Property-Management-System, einen Check-in-Dienst oder ein Kurtaxenportal eines externen Anbieters nutzt, gibt personenbezogene Daten an einen Dienstleister weiter, der sie im Auftrag verarbeitet. Für diese Konstellation verlangt die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der die Pflichten des Dienstleisters regelt und sicherstellt, dass er die Daten nur weisungsgebunden und sicher verarbeitet. Ohne einen solchen Vertrag ist die Weitergabe datenschutzwidrig, unabhängig davon, wie zuverlässig der Dienstleister arbeitet. Wer die Meldescheinpflicht digital erfüllt, muss diesen Vertrag mit dem Systemanbieter deshalb ausdrücklich schließen. Insgesamt zeigt sich, dass Meldescheinpflicht und Datenschutz kein Widerspruch sind, sondern zwei Seiten desselben sorgfältig gestalteten Prozesses; die ausführliche Behandlung des Datenschutzes folgt an anderer Stelle.

Fachliches Urteil: Binden Sie jede Datenart an ihren Rechtsgrund: Meldescheindaten und Kurtaxe an die rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO mit BMG bzw. Satzung), Vertragsdaten an die Vertragserfüllung (lit. b), freiwillige Zusatzfunktionen an die Einwilligung (lit. a). Setzen Sie Minimierung, Zweckbindung und Speicherbegrenzung um, informieren Sie die Gäste und schließen Sie mit Dienstleistern einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Vertiefung). Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Die Rolle der Plattformen bei der Meldepflicht wird häufig überschätzt, weil verschiedene Melde- und Datenpflichten durcheinandergeraten. Es lohnt, die melderechtliche Meldescheinpflicht klar von den plattformseitigen Datenpflichten zu trennen, weil nur so deutlich wird, was die Plattform leistet und was beim Betreiber bleibt.

Die melderechtliche Meldescheinpflicht für ausländische Gäste ist und bleibt eine Pflicht des Beherbergungsbetreibers. Das Bundesmeldegesetz adressiert den Inhaber oder Leiter der Beherbergungsstätte, nicht die Buchungsplattform. Die Plattform erhebt zwar bei der Buchung Daten des Gastes und leitet üblicherweise Name und Kontaktdaten an den Gastgeber weiter, aber sie führt keinen Meldeschein im Sinne der §§ 29, 30 BMG, lässt ihn nicht am Anreisetag unterschreiben, prüft nicht den Ausweis und bewahrt ihn nicht auf. Diese Handlungen kann nur der Betreiber beziehungsweise sein Check-in-Prozess vornehmen. Die von der Plattform gelieferten Buchungsdaten sind deshalb allenfalls ein Ausgangspunkt, der den Meldeschein vorbefüllen kann, ersetzen ihn aber nicht — schon weil sie die melderechtlich erforderliche Ausweisseriennummer und die zugelassene Bestätigung des Gastes nicht enthalten. Wer sich darauf verlässt, die Plattform erledige die Meldepflicht, riskiert einen Verstoß mit Bußgeldfolge.

Von der Meldescheinpflicht zu unterscheiden sind zwei plattformseitige Datenpflichten, die mit ihr oft verwechselt werden. Die erste ist die Datenmeldung nach der EU-Verordnung 2024/1028: Seit dem 20. Mai 2026 übermitteln die Plattformen monatlich aggregierte Buchungs- und Belegungsdaten an die Bundesnetzagentur, die sie an die Kommunen weiterleitet. Diese Meldung dient der Durchsetzung des Zweckentfremdungs- und Registrierungsrechts, nicht dem Melderecht, und sie erfolgt aggregiert, nicht gästebezogen im Sinne eines Meldescheins. Die zweite ist die steuerliche Meldung nach DAC7: Die Plattformen melden die Einnahmen der Gastgeber an die Finanzbehörden. Auch diese Meldung hat mit der melderechtlichen Gästeerfassung nichts zu tun. Beide Pflichten erfüllen die Plattformen selbst und im eigenen Namen; sie entlasten den Betreiber weder von der Meldescheinpflicht noch von der Kurtaxenerfassung.

Praktisch können die Plattformen den Meldeprozess dennoch unterstützen. Manche Plattformen oder angebundene Check-in-Dienste ermöglichen, dass der Gast seine Daten vor der Anreise erfasst, sodass der digitale Meldeschein vorbereitet ist und der Betreiber ihn nur noch vervollständigen und — bei ausländischen Gästen — um die Ausweisprüfung ergänzen muss. Diese Unterstützung ändert aber nichts an der Verantwortungsverteilung: Verantwortlich für die vollständige und fristgerechte Erfüllung bleibt der Betreiber. Für die Praxis empfiehlt es sich deshalb, den eigenen Check-in-Prozess so aufzusetzen, dass er unabhängig von der jeweiligen Plattform funktioniert und die melderechtlichen Anforderungen selbst sicherstellt, statt sich auf die von der Plattform gelieferten Daten zu verlassen. Wer über mehrere Plattformen vermietet, braucht einen einheitlichen eigenen Meldeprozess, weil die Datenlieferungen der Plattformen unterschiedlich ausfallen.

Fachliches Urteil: Die Plattformen erfüllen die Meldescheinpflicht nicht — sie liefern nur Ausgangsdaten, die den Meldeschein vorbereiten, aber nicht ersetzen. Die melderechtliche Verantwortung für ausländische Gäste bleibt beim Betreiber. Verwechseln Sie die Meldepflicht nicht mit der EU-Datenmeldung an die Bundesnetzagentur oder der DAC7-Steuermeldung, die die Plattformen selbst erledigen. Bauen Sie einen eigenen, plattformunabhängigen Meldeprozess auf. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Die Frage nach den Länderunterschieden führt zu einer wichtigen Klarstellung: Die Meldescheinpflicht im engeren Sinne ist gerade nicht landesspezifisch, sondern bundeseinheitlich. Die Unterschiede, die in der Praxis spürbar werden, liegen in den Bereichen, die an die Meldepflicht angrenzen und mit ihr im Alltag verbunden sind. Diese Trennung zu verstehen, erspart die Suche nach landesspezifischen Meldescheinregeln, die es so nicht gibt.

Der bundeseinheitliche Kern ergibt sich daraus, dass die Meldescheinpflicht im Bundesmeldegesetz geregelt ist. Bundesweit gilt gleichermaßen, dass der Meldeschein seit 2025 nur noch für ausländische Gäste zu führen ist, dass der Datenkatalog der §§ 29, 30 BMG maßgeblich ist, dass die Aufbewahrungsfrist zwölf Monate mit anschließender Vernichtung binnen drei Monaten beträgt und dass die elektronische Erfüllung nach § 29 Absatz 5 zulässig ist. Ein Vermieter, der Objekte in mehreren Bundesländern betreibt, kann den Meldeschein selbst deshalb überall gleich handhaben. Diese Vereinheitlichung ist ein Vorteil, weil sie den melderechtlichen Teil des Prozesses standardisierbar macht.

Die landesspezifischen Unterschiede liegen in drei angrenzenden Bereichen. Der erste und wichtigste ist die Kurtaxe. Sie ist nicht im Bundesrecht, sondern in den Kommunalabgabengesetzen der Länder und in den darauf gestützten kommunalen Satzungen geregelt und unterscheidet sich erheblich: ob überhaupt eine Kurtaxe erhoben wird, in welcher Höhe, mit welchen Befreiungen, welche Daten der Übernachtungsgäste zu erfassen und in welchem Rhythmus sie zu melden sind. Weil die Kurtaxe die Gästeerfassung auch für deutsche Gäste weiter verlangt, ist sie der eigentliche Grund, aus dem die Gästeerfassung standortabhängig bleibt. Der zweite Bereich ist die frühere landesrechtliche Ermächtigung, wonach für die Erhebung von Fremdenverkehrs- und Kurbeiträgen weitere Daten auf dem Meldeschein erhoben werden durften; mit dem Wegfall des Meldescheins für deutsche Gäste ist dieser Nebenzweck weitgehend gegenstandslos geworden, und die Länder und Kommunen mussten ihre Satzungen anpassen, wo sie auf die alten Meldescheinregeln verwiesen. Der dritte Bereich ist die Beherbergungsstatistik.

Die Beherbergungsstatistik verdient eine eigene Erwähnung, weil sie regelmäßig mit der Meldepflicht verwechselt wird. Sie ist ein eigenes Auskunftsverfahren, über das Beherbergungsbetriebe ab einer bestimmten Größe den Landesämtern für Statistik Kapazitäts- und Auslastungsmerkmale melden — Zahl der Zimmer und Betten, Ankünfte, Übernachtungen. Dieses Verfahren nutzt keine Meldescheine und erfasst keine gästebezogenen Meldescheindaten, sondern dient ausschließlich statistischen Zwecken. Es ist von der melderechtlichen Meldepflicht nach dem Bundesmeldegesetz strikt zu trennen. Für die Praxis folgt aus alldem eine klare Arbeitsteilung: Der Meldeschein ist bundesweit gleich, die kurtaxenbezogene Gästeerfassung ist je Standort nach der lokalen Satzung auszurichten, und die Beherbergungsstatistik ist ein separates Verfahren, das nur größere Betriebe betrifft. Wer Objekte an mehreren Standorten betreibt, sollte deshalb den Meldeschein standardisieren und die Kurtaxenerfassung je Standort konfigurieren.

Fachliches Urteil: Die Meldescheinpflicht ist bundeseinheitlich (BMG) und überall gleich zu handhaben. Landesspezifisch sind die angrenzenden Bereiche: vor allem die Kurtaxe über die Kommunalabgabengesetze und Satzungen, die frühere Ermächtigung für Kurbeitrags-Zusatzdaten und die separate Beherbergungsstatistik der Landesämter. Standardisieren Sie den Meldeschein bundesweit und richten Sie die Kurtaxenerfassung je Standort aus. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.

Die rechtssichere Automatisierung des Meldeprozesses ist das Ziel, in dem die vorangegangenen Fragen zusammenlaufen: Sie verbindet die melderechtliche Pflicht, die datenschutzrechtlichen Grundsätze und die kurtaxenbezogene Erfassung zu einem einzigen, weitgehend automatisierten Ablauf. Weil der Betreiber verantwortlich bleibt, kommt es darauf an, ein System zu wählen und zu konfigurieren, das die rechtlichen Anforderungen tatsächlich abbildet, statt sie nur zu suggerieren.

Ein rechtssicheres System leistet fünf Kernfunktionen. Erstens erkennt es die Staatsangehörigkeit des Gastes und steuert den Ablauf danach: Für deutsche Gäste entfällt der Meldeschein, für ausländische Gäste fordert es den Meldeschein, die Ausweisprüfung und die zugelassene Bestätigung an. Diese automatische Verzweigung ist der Kern, weil sie die unterschiedlichen Pflichten der beiden Gruppen fehlerfrei umsetzt. Zweitens nutzt es die elektronische Erfüllung nach § 29 Absatz 5 BMG, etwa über einen Self- oder Pre-Check-in, sodass der Papiermeldeschein entfällt. Drittens erhebt es nur die erforderlichen Daten, trennt Pflicht- von freiwilligen Feldern und erledigt in einem Schritt die für die Kurtaxe nötigen Angaben, sodass keine doppelte Erfassung entsteht. Viertens bewahrt es die Meldescheine für die gesetzliche Frist auf und löscht sie danach automatisch, wodurch die Speicherbegrenzung ohne manuelles Zutun eingehalten wird. Fünftens speichert es die Daten sicher — verschlüsselt, zugriffsgeschützt — und dokumentiert die Abläufe, sodass im Fall einer behördlichen Nachfrage die korrekte Handhabung belegbar ist.

Die rechtliche Absicherung der Automatisierung liegt im Auftragsverarbeitungsvertrag. Sobald ein externer Anbieter die Gästedaten im Auftrag verarbeitet — und das ist bei jedem cloudbasierten Check-in- oder Property-Management-System der Fall —, verlangt die DSGVO einen solchen Vertrag, der die Weisungsgebundenheit, die Datensicherheit und die Löschung regelt. Ohne ihn ist die Automatisierung datenschutzwidrig, so komfortabel das System auch sein mag. Zur Absicherung gehört außerdem, dass die Datenschutzinformation für die Gäste den automatisierten Prozess abbildet und dass für freiwillige Zusatzfunktionen wie die digitale Gästekarte die Einwilligung eingeholt wird. Wer diese Bausteine zusammenfügt, hat einen Prozess, der die melde-, datenschutz- und abgabenrechtlichen Anforderungen gemeinsam erfüllt.

Bei einem bestehenden System ist der wichtigste Schritt die Abstimmung mit dem Anbieter. Weil sich die Rechtslage zum 1. Januar 2025 geändert hat, ist zu klären, ob das System die neue Trennung von deutschen und ausländischen Gästen, die zugelassene elektronische Bestätigung und die automatische Löschung nach Fristablauf bereits abbildet; gegebenenfalls sind Anpassungen an der Konfiguration oder an der Schnittstelle zum Kurtaxenportal vorzunehmen. Wer neu auswählt, sollte die fünf Kernfunktionen und den Auftragsverarbeitungsvertrag zur Bedingung machen. In jedem Fall bleibt die Verantwortung für die Einhaltung beim Betreiber: Die Automatisierung senkt den Aufwand und die Fehlerquote erheblich, entbindet aber nicht von der Pflicht, den Prozess korrekt aufzusetzen und zu überwachen. Richtig eingerichtet, verwandelt die Automatisierung die früher aufwendige Meldescheinverwaltung in einen weitgehend selbsttätigen Ablauf, der zugleich rechtssicher und arbeitssparend ist.

Fachliches Urteil: Automatisieren Sie mit einem System, das die Staatsangehörigkeit erkennt und verzweigt, die elektronische Erfüllung nach § 29 Abs. 5 BMG nutzt, nur nötige Daten samt Kurtaxe in einem Schritt erhebt, fristgerecht aufbewahrt und automatisch löscht sowie sicher speichert und dokumentiert. Sichern Sie es durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und prüfen Sie bei Bestandssystemen die Abbildung der Rechtslage seit 2025. Die Verantwortung bleibt beim Betreiber. Erste Orientierung, keine Rechtsberatung; Stand Juli 2026.